Bedriftsinnholdsstyringssystemer (ECM-systemer) er typer programvareteknologier som er mye brukt i styring, lagring, henting og beskyttelse av ustrukturert informasjon som er direkte relatert til styring av forretningsprosesser i enhver organisasjon.
Noen forvirrer ECM-systemer og elektroniske dokumenthåndteringssystemer (SED). Forvirringen mellom disse definisjonene oppstår på grunn av at EDMS, i tillegg til forretningsdokumentadministrasjonsmodulene, ofte inkluderer noen ECM-muligheter. Som for eksempel samspillet mellom personalet om utarbeidelse av dokumenter. I en slik situasjon er det fullt mulig å diskutere utvidelse av funksjonalitet til et ECM-system.
Hovedforskjellen mellom et ECM-system og et EDMS er at i tillegg til å opprettholde en virksomhets elektroniske dokumenthåndtering, skaper ECM-systemer et enkelt informasjonsrom for alle brukere av organisasjonen, og gir også automatisering av forretningsprosesser.
Takket være bruken av ECM-systemer optimaliseres arbeidskraftressursene, og driftskostnadene til bedriften reduseres betydelig.
Vanligvis inkluderer ECM-systemer følgende underavsnitt (moduler), som hver er integrert med resten av underavsnittene, og kan også eksistere separat.
Noen av dem presenteres nedenfor:
- Enterprise elektronisk dokumenthåndteringsmodul;
- Støttemodul for forretningsprosesser;
- Administrasjonsmodul for nettinnhold for et bedriftsnettsted eller portal
- Modul for styring av medieinnhold;
- Kunnskapsstyringsmodul;
- Innholdsadgangskontrollmodul, som gir nødvendig informasjon uavhengig av tid og sted.
Hver av delene krever visse ferdigheter og evner. Så for eksempel krever administrering av nettinnholdet til et bedriftsnettsted eller portal spesifikk kunnskap om administrasjonen av Internett-ressurser, og den elektroniske dokumentadministrasjonsmodulen til en bedrift krever detaljene i den interne bevegelsen av dokumenter.
ECM-systemer kombinerer innholdet i dokumenter og ledelsesaspekter av virksomheten, og danner et enhetlig miljø for dokumenthåndtering, og reduserer antall arbeidstrinn for implementering av forretningsoppgaver. Dette gjør bedriftsinnhold tilgjengelig for de brukerne som trenger det for å få jobben gjort raskt og effektivt.